Hinweise zur Datenverarbeitung

Hinweise zur Datenverarbeitung

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch die AULINGER Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft mbB (im Folgenden: AULINGER) sowie die Notare Dr. Martin Alberts, Dr. Andreas Eickhoff, Dr. Markus Haggeney, Dr. Thomas Huesmann, Prof. Dr. Karlheinz Lenkaitis, Dr. Bastian-Peter Stenslik, Dr. Achim Tempelmann, Dr. Volker Weinreich und Markus Winnacker, LL.M. als jeweiliger Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Abs. 7 DSGVO (im Folgenden alle gemeinsam: uns).

Die Kontaktdaten von AULINGER sowie der Notare Dr. Alberts und Dr. Haggeney lauten wie folgt: Frankenstraße 348, 45133 Essen, Telefon: +49 201 959860, Telefax: +49 201 9598699, info-essen@aulinger.eu. Die Kontaktdaten der Notare Dr. Eickhoff, Dr. Huesmann, Prof. Dr. Lenkaitis, Dr. Stenslik, Dr. Tempelmann, Dr. Weinreich und Herrn Winnacker, LL.M. lauten: Josef-Neuberger-Straße 4, 44787 Bochum, Telefon: +49 234 687790, Telefax: +49 234 680642, info-bochum@aulinger.eu.

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von AULINGER und jeder der Notare ist unter der o.g. Anschrift von AULINGER, zu Hd. Herrn Dr. Ralf Heine, M.M., beziehungsweise unter datenschutz@aulinger.eu erreichbar.

 

2. Erhebung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wenn Sie uns beauftragen, verarbeiten wir folgende Informationen:

  • Anrede, Titel, Vorname(n), Nachname, Geburtsdatum und -name
  • Anschrift,
  • eine gültige E-Mail-Adresse,
  • Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
  • Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats bzw. für die Wahrnehmung der Amtstätigkeit des Notars im Rahmen seines Auftrags notwendig sind.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt,

  • um Sie als unseren Mandanten bzw. Auftraggeber identifizieren zu können;
  • um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten bzw. die Amtstätigkeit des Notars angemessen ausüben zu können;
  • aus einer rechtlichen Verpflichtung;
  • zur Korrespondenz mit Ihnen;
  • zur Rechnungsstellung;
  • zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie;
  • zum Versand von Informationen über aktuelle rechtliche Entwicklungen und Themen sowie von Einladungen zu bei uns stattfindenden Veranstaltungen.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der anwaltlichen Tätigkeit von AULINGER erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich. Die Datenverarbeitung durch den jeweiligen Notar erfolgt ebenfalls auf Ihre Anfrage hin und ist zu den genannten Zwecken nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde; gegebenenfalls ist sie auch nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich; ferner erfolgt sie gegebenenfalls § 10 Abs. 1 BeurkG und § 17 Abs. 1 BeurkG. Darüber erfolgt die Verarbeitung der Daten durch uns auch nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO aufgrund Ihrer Einwilligung sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer oder der berechtigten Interessen Dritter, wie beispielsweise beim Versand von Informationen oder Einladungen.

 

3. Löschfristen

Die für die Mandatierung von AULINGER erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde) gespeichert. Die von dem jeweiligen Notar erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Notare gespeichert. Hinsichtlich der Dauer der Aufbewahrung der Unterlagen gilt nach § 5 Abs. 4 DNotO (AV d. JM vom 23. März 2001 (Justizministerialblatt für das Land Nordrhein-Westfalen vom 15. Mai 2001, Nr. 10, S. 117), zuletzt geändert durch AV d. JM vom 21. Februar 2017 (Justizministerialblatt für das Land Nordrhein-Westfalen vom 1. März 2017, Nr. 5, S. 53)) folgendes:

  1. a) Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DNotO): 100 Jahre;
  2. b) Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre;
  3. c) Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin oder der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr, die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften, z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden;
  4. d) Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre

Abschriften der Verfügungen von Todes wegen, die gemäß § 16 Abs. 1 Satz 5 DNotO in der ab 01.01.1985 geltenden Fassung zu den Nebenakten genommen worden sind, sind abweichend von Satz 1 100 Jahre aufzubewahren. Die vor dem 01.01.1950 entstandenen Unterlagen sind abweichend von den in lit. a) und vorherigen Satz genannten Fristen bis auf weiteres dauernd aufzubewahren; eine Pflicht zur Konservierung besteht nicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem ersten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

Im Anschluss an die vorstehenden Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht, es sei denn, dass AULINGER oder der jeweilige Notar nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von Geldwäsche-, handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus GWG, HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

 

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen durch AULINGER mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe durch den jeweiligen Notar erfolgt, soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt, oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, oder gegebenenfalls nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.

Die Weitergabe erfolgt dabei an Verfahrensgegner bzw. Beteiligte und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte / Steuerberater) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden und Banken / Kreditinstitute zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte bzw. zur Wahrnehmung der Amtstätigkeit des Notars. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Das Anwaltsgeheimnis sowie die notarielle Verschwiegenheitspflicht bleiben unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis oder der notariellen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

Zur Erfüllung unserer Aufgaben und der Vertragserfüllung nutzen wir darüber hinaus zum Teil externe Auftragnehmer und Dienstleister. Hierunter können z.B. Aktenvernichter, Druckdienstleister, Logistik oder IT-Dienstleister zählen. Diese werden von uns entsprechend instruiert und überwacht.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten (Staaten außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums EWR) findet nur insoweit statt, wie es für die anwaltliche oder notarielle Tätigkeit erforderlich ist und unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

 

5. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen an-deren Verantwortlichen zu verlangen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

 

6. Widerspruchsrecht

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@aulinger.eu.